Comparer cinq propositions qui ne sont pas comparables

Vous avez consulté cinq prestataires. Vous recevez cinq documents de vingt à soixante pages, chacun avec sa structure, son vocabulaire et son périmètre implicite. La comparaison directe est impossible, et la tentation est de trancher sur le prix affiché — qui est justement la donnée la moins comparable.

Pourquoi les propositions divergent

Chaque prestataire a interprété le besoin. L'un a inclus la reprise de données, l'autre non. L'un chiffre la recette, l'autre suppose qu'elle est à votre charge. L'un prévoit six mois de garantie, l'autre trois. Aucun ne ment : chacun a comblé les blancs de votre cahier des charges à sa façon.

C'est d'ailleurs le meilleur diagnostic de la qualité de votre document : plus les propositions divergent, plus votre cahier des charges laissait de place à l'interprétation.

La grille de normalisation

Six colonnes suffisent. Remplissez-la vous-même, à partir des propositions, en appelant les prestataires pour combler les cases vides.

1. Périmètre inclus. Liste des livrables explicitement inclus. Ce qui n'est pas écrit n'est pas inclus.

2. Périmètre exclu. Ce que chaque prestataire a explicitement mis hors périmètre. Un prestataire qui ne liste aucune exclusion n'a pas cadré ; ce n'est pas un bon signe.

3. Charge côté client. Nombre de jours attendus de vos équipes : ateliers, recette, arbitrages, mise à disposition d'environnements. Ce poste est presque toujours absent des propositions et il représente un coût réel.

4. Prix, ramené au même périmètre. Ajoutez au prix affiché le coût des éléments absents chez l'un et présents chez l'autre. C'est le seul chiffre comparable.

5. Engagements contractuels. Garantie, délais de correction, clause de remplacement, propriété intellectuelle, réversibilité. Cotez chaque item présent ou absent.

6. Risques identifiés par le prestataire. Un prestataire qui n'identifie aucun risque n'a pas étudié le sujet, ou ne veut pas les mentionner. Les deux hypothèses sont mauvaises.

Les trois questions qui départagent

Une fois la grille remplie, trois questions posées à chaque candidat finaliste font plus de tri que la lecture du dossier :

« Que se passe-t-il si le périmètre change en cours de projet ? » Cherchez une réponse procédurale précise — avenant chiffré signé avant réalisation — pas une déclaration de souplesse.

« Qui, nommément, travaillera sur ce projet, et combien de personnes connaîtront le dossier ? » Demandez à rencontrer ces personnes avant signature. Le décalage entre l'équipe présentée en avant-vente et l'équipe affectée est un problème classique.

« Pouvez-vous nous envoyer votre DPA et un questionnaire sécurité rempli cette semaine ? » La réponse à cette question, en délai autant qu'en contenu, discrimine plus que n'importe quelle référence commerciale.

Le piège du moins-disant

Sur les marchés privés, rien ne vous oblige à retenir le prix le plus bas. Utilisez la colonne 4 — prix ramené au même périmètre — et la colonne 3 — charge côté client. Une proposition 20 % moins chère qui demande quarante jours de vos équipes de plus n'est pas moins chère.

Documentez ce raisonnement par écrit. C'est ce qui vous permettra de justifier le choix devant votre direction financière, et c'est aussi ce qui vous protégera si le projet rencontre des difficultés.